Table des matières
L’organisation d’un séminaire nécessite une longue période de préparation, à commencer par la recherche d’une salle de réception. Il est conseillé de s’y prendre à l’avance pour s’assurer que tout soit bien mis en place et pour éviter les imprévus de dernière minute. Voici quelques conseils si vous êtes à la recherche d’une salle de séminaire à Lyon.
Bien choisir le lieu
L’emplacement est l’un des facteurs les plus importants lors du choix d’une salle de conférence ou de séminaire. Optez de préférence pour un endroit qui convient à tous vos participants et qui dispose de liaisons de transport faciles et d’un parking gratuit. Préférez les salles spécialisées dans les évènements d’entreprise, car leurs responsables sont en mesure de répondre à tous vos besoins que ce soit en termes de logistique ou du personnel.
Déterminer le budget
Avant de commencer votre recherche, déterminez votre budget et respectez-le afin d’éviter de vous laisser tenter par des salles plus coûteuses. Dans cette même optique, optez pour des salles dont le tarif est au-dessous de votre budget pour anticiper les frais cachés et les frais de service. Choisissez un lieu qui offre un bon rapport qualité-prix, des installations, une restauration et un service de qualité. Pour ce faire, prenez le temps de lire les témoignages de clients et de vérifier leurs références. Si vous manquez de temps, vous pouvez confier la recherche de la salle de séminaire à Lyon à un professionnel.
Prenez en compte les installations et services
Les bons sites offrent d’excellents équipements et des services standard peu importe l’évènement. Il faut se méfier des salles qui ne proposent pas de tels services et des matériels avec la location de la salle. Un forfait de location d’une salle de séminaire doit généralement comprendre : la pièce principale, une salle de réunion, des équipements de sonorisation, un support technique ainsi que tous les meubles requis. Il est important de vérifier que toutes ces installations de base sont comprises dans l’offre avant de signer un contrat de location.
Ne pas négliger l’espace
Assurez-vous que le lieu que vous choisissez soit adapté à vos besoins. Pour un petit séminaire, un lieu plus intime peut être le mieux adapté. Par contre, si vous prévoyez d’organiser un grand évènement pendant plusieurs jours, il faut choisir un lieu qui dispose de grands espaces de réunion avec des salles de travail, un restaurant, des hébergements, des espaces extérieurs et installations de loisirs.
Déterminer le temps de réponse de l’équipe
Une fois que vous avez trouvé la salle qui vous convient, prenez en compte la rapidité avec laquelle l’équipe de vente répond à votre demande. Cela constitue déjà un indice sur leur rapidité d’exécution et la réactivité. Vous pouvez également prévoir une visite avant de réserver.
Si vous décidez de visiter le lieu, voici quelques points à ne pas négliger:
- L’accueil
- La propreté et l’entretien des lieux
- Le parking et le nombre de voitures qu’il peut accueillir
- Les services de restauration
- La qualité de service
- L’état des installations
- Les espaces extérieurs et les espaces détente
Si vous planifiez une conférence qui durera plus d’une journée, il est possible que vous ayez besoin d’un hébergement. Plutôt que de chercher un hôtel ainsi qu’un lieu de conférence, il est beaucoup plus pratique de rester à l’endroit où se déroule le séminaire. Certains sites proposent en effet un service d’hébergement en plus de la salle de réception. Vous pouvez confier la recherche d’une salle de séminaire à Lyon à un professionnel si vous avez du mal à trouver l’endroit idéal.